宝博体育中国人物类档案管理实施细则
第一章 总 则
第一条 根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》的相关条款，为进一步丰富我校档案资源，保存学校教学、科研发展史的真实面貌，维护、见证为我校教育、科技事业做出卓越贡献的历史人物，夯实文化建设基础，促进人文精神的永续传承，特制定本实施细则。
第二条 本办法所称宝博体育中国人物类档案（以下简称“人物档案”） 是指曾在我校工作、学习过的人员参加各种活动中形成的对个人、学校、社会和国家有保存价值的各种文字、声像、数据、图表、电子文件等不同形式和不同载体的历史记录。
第三条 人物档案是学校档案的重要组成部分，是对师生员工在各个时期活动的真实反映，是全校各族师生员工共同努力的成果和智慧的结晶，是学校人才培养工作重要的信息资源，是评估学校人才培养质量、取得成果和检验立德树人的重要参考依据, 也是民大人对母校记忆的扩展和延伸。
第四条 学校各单位应指定部门档案人员，及时对本单位的人物类档案进行收集、立卷，按时归档和补充。
第二章 管理机构及其职责
第五条 人物档案是学校历史文化和精神积淀的重要资源，相关单位和人员应对建立人物档案和完成归档工作履行以下职责：
（一）人物档案归档对象由校档案馆和相关单位共同提出具体建档对象和归档范围，经学校确认后印发给相关单位，并通知到归档对象本人（或家属）；
（二）由归档对象本人（或家属）根据人物档案材料征集范围要求进行材料收集和初步整理，送交归档对象本人所在单位部门档案员立卷，档案馆负责指导并协助归档；
（三）档案馆业务人员负责人物档案在收集、整理、立卷过程中的宣传教育、业务指导、质量审核、管理与利用；
（四）人物档案分为捐赠和寄存两种。属于捐赠类人物档案，由档案馆向捐赠者出具捐赠证明和颁发捐赠证书；属于寄存类人物档案由本人（或家属）与档案馆双方签订寄存协议。上述协议均为一式两份，各保留一份。
第三章 建档对象与分类归档范围
第六条 人物档案主要包括为学校发展做出贡献的历届主要领导人，教学、科研骨干的文件材料。
第七条 人物档案材料的归档范围包括建档对象在从事学校教学、科研，以及参与学校、社会活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、声音、图像、实物等形式的历史记录资料（原件或复制件），包括：
第一类 口述材料（KS）：口述工作中形成的转录文字等项目相关资料;
第二类 生平传记材料（ZJ）：自传、履历表、学历证明、身份证明、亲属关系、职务、职称晋级情况，参加国际、国内学术活动、外事活动及在国际、国内学术组织任职的材料，担任人民代表、政协委员以及在各种社会组织中担任职务的有关材料；
第三类 证书、奖章等材料（ZS）：各类奖状、奖章、聘书、任命书、证章、荣誉证书，出席人民代表大会、政治协商会议、党代会代表证、学生证、成绩单、毕业证、学位证等个人相关证书证件；
第四类 重要的手迹材料（SJ）：日记、笔记、珍贵手稿、书稿、教案、记事资料等；
第五类 重要信件材料（XJ）：来往的各种重要信件；
第六类 成果性材料（CG）：专著、译著、论文及正式出版的教材、参考书、重要讲义、教学成果资料、科研成果资料等；
第七类 评价类材料（PJ）：国内外电视台、广播电台、报刊、杂志的采访报道，国内外著名学者专家的评价材料，具有纪念性、评述性、介绍性文件材料和新闻报道等，本人教学科研成果被引用情况等;
第八类 档案资料类（DA）：从各级档案馆、博物馆、校史馆等单位采集来的学籍表、花名册、成绩单、人事档案、科研档案等；
第九类 学习工作中使用的实物材料（SW）：在学习生活工作的常使用的办公用品等,学习工作使用制作的各类地图、图纸等，设计制作的实体模型等，设计手绘的书法绘画作品等；
第十类 音像类材料（YX）：教学、科研、外事、社会活动、家庭及个人生活的重要照片、底片、光盘、录音带、录像及影片、社交媒介形成的各类材料；
第十一类 其他类材料（QT）：本人收藏的有重要保存价值的文件资料，其他与人物成长过程有关的实物资料。
第四章 归档要求和档案管理
第八条 为保证归档质量和档案安全，各单位部门档案员应按《宝博体育中国归档文件整理规则》（按卷整理）的要求和人物档案十一类归档材料的顺序进行归档，原则上遵循以下规范：
（一）齐全完整
1、为保证人物档案的系统性和完整性，归档人除按年代顺延和事件初始程序进行档案资料整理外，涉及到的声像、实物等资料需要注明其背景信息；
2、对于发生个人人物档案资料与其他类别档案的内容重合部分，应当在个人人物档案统一编目时予以注明（已归档入馆的要注明馆藏信息）；
（二）安全规范
档案馆按照国家关于档案保管的要求，对人物档案采取有效的保护措施，科学保管，维护档案实体和信息安全，防止丢失和损坏。
第九条 学校档案馆负责对人物档案进行接收、分类、编目、排架、登记、保管。
（一）根据学校人物档案的内容特点和形成规律，编制用于组成档号的二级类目代号简表。
（二）人物档案档号模式。以人物为单位，一个人物用一个档号，按进馆先后顺序给号，档号为：全宗号+ 年度+人物档案分类号+保管期限+件号，件号按最下位类目流水，年度用自然年度。
模式如下：1 - 20×× - RW姓名–Y - n
1 - 20×× - RW姓名（11-21） - Y - n
件号
保管期限
人物类档案二级类目代码
人物类档案一级类目代码
年度
全宗号
（三）按照《宝博体育中国归档文件整理规则和保管期限》表，对归档文件进行编目、著录、装盒。
（四）将整理完毕的人物档案入库，按档号顺序依次自上而下，从左到右竖立排架。
（五）人物档案的保管按《高等学校档案部门业务建设规范》第九条执行。
第十条 与人物档案文件材料配套的声像、实物类档案，按《宝博体育中国声像类档案管理实施细则》《宝博体育中国实物类档案管理实施细则》等有关规定进行有效管理。
第十一条 对破损、褪变的人物档案要及时修复或复制，并进行数字化加工成电子档案保管。
第十二条 人物档案保管期限的确定。根据其现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，鉴别和判定档案的价值。保管期限一般为永久。
第十三条 根据人物档案内容和相关保密制度规定，科学划分密级，对于保密性强的人物档案，按保密档案实施管理。
第五章 档案的开发利用
第十四条 加强对档案的研发利用是建立人物档案的重要目的，涉及人物档案管理与利用的相关部门和人员应遵循以下利用原则：
（一）为落实《中华人民共和国档案法》关于“向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见”的规定，人物档案的归档人可以对归入的个人档案注明利用限制意见，为档案管理与利用提供相关依据；捐赠或寄存人物档案的本人可随时借阅本人的人物档案。
（二）为充分发挥人物档案资源在学校文化建设中的重要作用，档案馆应根据学校文化建设工作的需要，适时组织人物档案内容的专题展览、开展档案编研工作和校史类研究。
第十五条 查阅人物档案时，借阅人需提供所在单位出具的由主管领导签批并加盖公章的查阅申请。
第十六条 查阅人物档案时，需按要求在查阅登记簿上登记。入库档案一律不借出档案馆。特殊需要时，应以复制件代替档案原件提供利用。
第六章 附则
第十七条 本办法主要适用于本校在校师生，我校杰出校友可参照本办法由相关单位建立相应的人物档案。
第十八条 本办法由档案馆负责解释。
第十九条 本办法自发布之日起试行。
