纸质归档文件整理流程
组件→修整→装袋→分类→排列→组卷→编页→著录→移交
《数字档案管理系统》辅助立卷操作流程
纸质归档文件整理
按件整理
适用于党群类、行政类、外事类、财会类、实物类文件材料的整理工作。
按卷整理
适用于教学类、学生类、科研类、基建类、招投标类、设备类、出版类、产品类、声像类等文件材料的整理工作。
文件整理流程
组件→修整→装袋→分类→排列→组卷→编页→著录→移交
归档文件中“件”的构成
每单份的自然文件为一件，对于一些关联性强、利用时需要相互佐证的文件，其实体不宜分散，应将两份或多份文件合为一件。
1.文件正文与附件为一件
2.文件正本与定稿（历次修改稿都应保留）为一件
3.转发文与被转发文为一件
4.原件与复制件为一件
5.正本与翻译本为一件
6. 报表、图册、名册各为一件
7.会议纪要（期）、会议记录（本）各为一件
8.来文与复文为一件
9.文件与文件处理单或发文稿纸为一件
10.介绍信及存根为一件
件内文件排列顺序
1.发文：正本、发文稿纸、定稿、历次修改稿
2.收文：收文处理单、正本
3.正文在前、附件在后
4.复文在前、来文在后
5.原件在前、复制件在后
6.转发文在前、被转发文在后
7.汉文本在前、少数民族文字在后（无特殊规定）
8.中文本在前、外文本在后（无特殊规定）
图例:
修整
1.对字迹模糊或易褪变的文件进行复制后才能归档
2.去除文件上装订用品（订书钉、曲别针、大头针等）
3.对破损文件进行修裱、对不符合存档纸张要求的文件进行修整、对超大纸张进行折叠
装袋
将每份文件装进斜角袋，如一份文件过多装不下临时用夹子固定。
分类
按分类号进行分类。
排列
按文号升序或者时间先后顺序排列。
组卷（按卷整理）
组卷原则：遵循文件的形成规律，保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性，便于档案的保管和利用。
正确的编页方法
1.铅笔编页
2.书写工整，字迹清晰
3.逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角
4.每份文件应连续编页，不能漏编、错编、重编（空白页不编页码）
5.印刷成册并连续编页的文件，不必重新编写页码
著录
将整理完毕的文件信息著录到数字档案管理系统中。
声像、实物档案整理
声像档案
照片、录音、录像制品、幻灯片、影视片、光盘（附相应的文字说明）。
照片背面需标明对应的合影人员名单。
实物档案
1.荣誉性实物档案。奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、光荣册等
2.印信
3.名人字画
4.学校发展中有纪念意义的物品：建校以来使用过的校徽、校牌、匾额等
5.公务礼品
6.其他有重要保存价值的实物
