宝博体育中国教学工作类档案管理实施细则

 

第一章 总则

第一条 为了加强教学档案的管理，发挥教学档案在学校教学管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，提高教学档案的质量和教学管理水平，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等有关法律法规，特制定本实施细则。

第二条 教学档案是指学校在教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体和形式的文件材料。

第三条 教学档案是高等学校档案的主体、核心和重点。是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一。

第四条 教学档案实行集中统一管理，在确保其完整、准确、系统和安全的基础上，积极开发利用。

第五条 教学档案工作是教学管理的重要组成部分，应作为考核教学质量和管理水平的标准之一，实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学规划和计划，纳入教学管理制度，纳入各级管理人员岗位责任；下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步，检查教学工作与检查教学文件材料形成和积累情况同步，评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步，上报评审材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

第六条 要把教学档案工作列入学校教育发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等方面给予保证，每年从教学经费中给予教学档案工作一定保障。

 

第二章 管理机构及其职责

第七条 档案馆是学校教学档案的主管部门，其主要职责如下：

（一）认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订本校教学档案工作各项管理制度并付诸实施。

（二）督促、指导和检查全校教学档案工作，验收各部门移交的教学档案。

（三）对接收进馆的教学档案进行分类、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

（四）按照《宝博体育中国归档文件整理规则》要求，做好教学档案的各项业务工作。

（五）努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。

（六）组织全校各教学管理职能部门和各学院档案员的业务学习、培训、经验交流。

第八条 全校各教学管理职能部门和各学院是学校教学档案的产生和归口管理部门，其主要职责如下：

（一）制定和健全有关管理制度，把教学档案全面纳入教学管理之中。

（二）加强与档案馆联系，共同做好业务指导和监督检查工作，保证教学档案的质量；督促部门档案员会同档案馆做好归档工作。

（三）听取部门档案员的合理建议，帮助、协调和解决档案工作方面的实际困难。

（四）定期研究教学档案工作。

第九条 全校教学管理职能部门和各学院部门档案员主要职责

（一）做好本单位教学文件材料的形成、积累工作。

（二）负责收集所在部门的教学文件材料。

（三）将收集、积累的教学文件材料按照《宝博体育中国档案归档范围和保管期限》表“JX教学”类目的规定，实施分类整理、组卷（件）、编目、著录，并按归档要求和归档时间向档案馆移交。

 

第三章 归档范围的确定

第十条 教学档案归档原则

（一）归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会具有参考价值和凭证作用，必须能准确的反映本校教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持相互联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

第十一条 归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面。具体范围见《宝博体育中国档案归档范围和保管期限》表。

第十二条 归档的重点是本校在教学工作、特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料，以及上级下达本校的指令性文件材料。

第十三条 不归档的文件材料

（一）上级有关教学的普发性（非专指高校），不办理的文件及未定稿的文件。

（二）重份文件。

（三）非查考利用价值的事务性、临时性文件。

（四）非隶属单位抄送的不需办理的、也无参考价值的文件。

（五）校内其他单位发来的文件。

（六）与校外单位交换的材料。

（以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存各相关部门。）

 

第四章 文件材料的部门立卷

第十四条 档案馆、学校各教学管理部门和各学院要相互配合，根据教学管理和教学实践活动特点，建立健全教学文件材料的形成、积累、整理、归档制度，确保教学归档文件材料的完整、准确、系统。

（一）学校各教学管理部门和各学院必须有一名负责人分管教学档案工作，并配备与档案工作相适应的部门档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并按规定向档案馆移交。

（二）每年新学年开始后，各教学管理部门和各学院分管档案工作的负责人在向本单位部署新学年工作时，应同时布置形成积累教学文件材料的任务。

（三）各教学管理部门和各学院的部门档案员应按《宝博体育中国档案归档范围和保管期限》表中的教学档案类目积累教学文件材料，并定期进行整理。

（四）档案馆随时了解、督促、检查、指导各教学管理部门和各学院档案员做好文件材料积累、整理工作。

第十五条 坚持由教学文件形成部门立卷归档的原则，各教学管理部门和各学院部门档案员应负责对所收集、积累的教学文件材料整理组卷（件）。

 

第五章 归档要求

第十六条 归档要求：

（一）教学档案管理文件一般归档一份。

（二）各学院部门档案员，负责将归档成绩单、毕业存根、按班级分放，并按专业、班级顺序排列，认真整理，严格检查，并将留级和空白学生成绩单（只有名字无成绩的）剔除。

（三）归档成绩单务必加盖学校教务处和学院专用章；成绩单应使用激光打印，每张要完整清晰，便于今后数字化及学生查询利用。

（四）本校学生辅修成绩、辅修专业证书存根的归档工作由教务处负责。

（五）归档的教材目录中应有教材名称、作者姓名、出版社、印刷次数等项目。

（六）研究生学位论文及答辩材料按一人一卷归档，卷内条目录入清晰。

第十七条 对归档材料不符合规定的，接收人应拒绝接收，并限期改正后移交。

第十八条 归档文件材料应有电子版，必须同纸质文件材料一同归档，其电子文件按《宝博体育中国电子文件归档管理制度》的要求执行。

第十九条 教学档案移交时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对，立卷单位负责人签字，双方经手人签字，各持一份备查。

第二十条 归档时间

（一）按照《宝博体育中国档案归档范围及保管期限》表，教学类文件材料在自然年度的次年六月底前归档。

（二）新生招生录取名册、各年级学生名册，在当年12月底前归档。

（三）学生成绩单、毕业存根、毕业生登记表、毕业生总名册等，在完成一个教学培养周期后的次年3月底前归档。

（四）研究生毕业答辩评审材料，上半年毕业生在每年9月底前归档，下半年毕业生在次年1月底前归档。

 

 

第六章 档案的管理

第二十一条 学校档案馆负责对教学档案进行检查、接收、分类、编目、著录、排架、登记、保管。

（一）参照《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际，编制教学档案检索分类号。

（二）根据学校教学档案的内容和特点，编制用于组成档号的二级和三级类目代号简表。

（三）教学类档案的档号为：全宗号+年度号+教学档案分类号+保管期限号+案卷号。案卷号按最下位类目流水。属于教学管理内容的采用自然年度，其余采用教学年度，涉及学籍问题的，可采用入学时的年度（界）。

 

模式如下：1-20××-JX××-Y（D30/D10）-n

1—20××—JX(11—19)—Y（D30/D10）—n

                                

                                                         案卷号

                                               保管期限号

教学档案二级类目代号

                              教学档案一级类目代号

                                 年度号

                              全宗号

 

（四）按照《宝博体育中国归档文件整理规则》对归档文件进行编目、著录、装盒。

（五）将整理完毕的教学档案入库，并按档号顺序排架。

（六）教学档案的保管，按《高等学校档案部门业务建设规范》第九条执行。

第二十二条 与教学文件材料配套的特殊载体记录的教学档案，按《宝博体育中国声像类档案管理实施细则》《宝博体育中国实物类档案管理实施细则》等有关规定进行有效管理。

第二十三条 对破损、褪变的教学档案要及时修复或复制。对重要的教学档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十四条 教学档案保管期限的确定。根据教学档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，鉴别和判定档案的价值。保管期限分永久、定期30年、定期10年三种。

第二十五条 教学档案的鉴定和销毁。档案馆定期对已超过保管期限的教学档案进行检查，提交数据和情况说明；在学校分管校长的领导下，学校档案鉴定工作领导小组按相关规定和程序进行鉴定，提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经校长批准后销毁。对销毁清册进行归档，永久保存。

第二十六条 教学档案的补充和修改

（一）各学院随时将收集到的教学文件材料经整理后向档案馆补充归档，档案馆负责教学档案的专职档案员应及时将补充材料插入相应的位置，并在卷内目录及备考表上补充填写。

（二）凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门领导批准，并提供书面证明方予以修改；未经批准，不得修改任何文件材料。

第二十七条 教学档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。 

 

第七章 档案的开发利用

第二十八条 借阅

（一）凡利用学校馆藏档案，均应按本馆规定办理利用手续，填写《综合档案查询登记表（教学类）》，对校内外单位和有关人员提供查档利用服务。

（二）珍贵档案以复印件提供利用。

（三）查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆负责人批准；涉及未公开的档案，应当经档案形成单位或本人同意，必要时报请校长审查批准；需要利用的档案涉及国家秘密，应当经学校保密委员会批准。

第二十九条 档案馆工作人员应指导利用者查找、利用档案，解答有关问题；定期编制书本式目录、各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、信息交流等，为领导和师生服务。

第三十条 档案馆应注意收集登记利用档案的社会效益和经济效益，并将实例汇集成册，扩大宣传。

 

第八章 附则

第三十一条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第三十二条 本实施细则自公布之日起施行。