中南民族大学声像类档案管理实施细则

 

第一章 总则

 

第一条 为加强学校声像档案的管理，更好地开发利用声像档案信息资源，充分发挥声像档案在我校各项活动中的重要作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-95）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关法律法规，特制定本实施细则。

第二条 声像档案是指在学校各项工作和社会公务活动中直接形成的具有保存价值的以磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反映方式的记录，包括照片、录音、录像制品、幻灯片、影视片、光盘以及相应的说明文字等。

第三条 声像档案能如实再现学校活动，补充纸质档案内容，直观鲜明地展现历史。作为学校档案的重要组成部分，声像档案由学校档案馆实行集中统一管理和提供利用。摄录人员或承办部门整理后应及时移交档案馆归档，任何个人不得据为己有。

第四条 声像档案材料的形成、积累、归档是学校各单位的工作职责之一。学校各单位要根据声像档案载体特点，把声像档案工作纳入本单位的管理制度中，与各项管理工作紧密结合。实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

第五条 声像档案是特殊载体，它的记录形式、制作方法、保管条件和利用方式均和纸质档案不同，必须遵循声像档案载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

第六条 声像档案工作应列入档案工作发展规划，学校要在经费、库房设备和人员配备等工作条件上予以保证。

 

第二章 管理机构及其职责

 

第七条 学校各声像档案的形成部门均为立卷部门，各立卷部门负责本单位内的声像档案收集、整理、归档工作，学校档案馆对其进行业务上的指导和检查。

第八条 档案馆是学校声像档案的主管部门，其主要职责如下：

（一）根据国家有关声像档案管理工作的方针、政策和法规，制定学校声像载体档案工作的各种规章制度。

（二）指导、监督、检查、协助各声像档案的形成部门做好声像档案的形成、积累和整理归档工作。

（三）负责声像载体档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

（四）对全校各单位的部门档案人员进行业务培训。

第九条 学校各声像档案形成部门的主要职责：

（一）贯彻执行学校有关声像档案工作的指示、规定，制定本部门声像档案工作的计划和制度，确保声像档案材料的完整、准确。

（二）按照《宝博体育中国档案归档范围和保管期限》表的要求，积累、收集、整理声像档案，并按规定向档案馆移交。

（三）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。

第十条  学校声像档案形成部门档案人员的主要职责：

（一）在部门负责人领导下，监督、指导、协助制作人员做好声像档案平时的积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，归档是否符合要求。

（二）将收集、整理好的声像档案按规定向档案馆移交。

（三）完成档案馆委托办理的其他任务。

 

第三章 归档范围的确定

 

第十一条 声像载体档案归档原则：

（一）学校各项活动中形成的或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，归档时应甄别其是否对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用，必须反映声像载体制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点，且必须主题鲜明、影像清晰、画面完整。

（三）为保证有保存和利用价值的声像材料收集齐全，在收集工作中应遵循“以我为主，突出主题，质量精良，内容齐全”的原则。

第十二条 归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见《宝博体育中国档案归档范围和保管期限》表SX声像类目。

第十三条 归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

第十四条 不归档的文件材料

（一）不能反映本校工作、活动的声像材料。

（二）音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料。

（三）重份的声像材料。

（以上方面声像资料如需要可作资料暂存本单位。）

 

第四章 文件材料的部门立卷

 

第十五条 档案馆、学校各声像档案形成部门根据声像制作活动过程，建立健全声像载体材料的形成、积累、整理、立卷归档制度，确保声像载体归档文件材料的完整、准确、系统。

（一）全校各职能部门、教学单位、教辅单位和直属单位均为立卷单位，分工归口立卷。

（二）声像项目负责人、编导和其他制作人员，按分工认真做好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位档案员移送全套案本。

（三）部门档案员对收集的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。

（四）两个以上单位共同制作的声像载体材料，由主办单位立卷归档。

（五）外单位及媒体制作的反映本校活动的声像材料，由学校宣传和主办该项活动的部门负责收集或委托征集、立卷、归档。

（六）学校档案馆依照相关法规对各单位形成的声像档案立卷工作进行业务指导、监督和检查。

第十六条 各声像档案形成部门按要求对声像载体材料整理组卷，案卷应符合以下要求：

（一）根据声像载体材料的形成规律，结合声像材料内容、价值、数量和载体类型，进行系统整理。

（二）根据声像材料形成规律和多种载体的特点，进行分类保管。对单件声像载体材料，要附以文字说明；对同样载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对统一内容、多载体合成的档案，应注明参见号。

（三）照片一般按年度——专题（内容）组卷，卷内照片的排列应按照事件结合时间先后顺序、重要程度等因素进行排列。照片档案由底片、照片、数码照片和文字说明材料组成，有专题材料的注明参见号。

（四）为确保录音、录像内容准确有效被读出使用，需将录音、录像档案信息刻录至光盘上保存，并根据所选用的光盘的容量、格式进行编辑，保证一次刻录成功。刻录光盘必须选择“一次性写入”方式。

（五）声像档案应加以必要的文字说明，与档案载体一同放在声像档案保管单位内。

1．归档的照片及数码照片，应以张为单位进行文字说明，文字说明应齐全，文字说明要充分体现时间、地点、人物、事由，背景、摄影者等六要素，确切的反映照片内容；

2．录音、录像光盘，要标注录制内容、录制时间、责任者、地点、播放时长、光盘数、类别、制作人、密级等；

3．光盘、芯片还应注明存储文件的内容、运行的软件、硬件环境、版本号等；

（六）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号相互照应，互记参见号。声像制作的文字材料整理要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第6条第3款执行。

（七）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对局部划伤、断裂的声像载体材料，应及时补救。

（八）声像档案应装入具有一定硬度的特制盒套内，其封面与一般档案卷、盒一样，分别填写档号、题号、责任者（录制单位或个人）、录制时间、密级、保管期限。

（九）拟写案卷标题并录入档案管理软件系统中，完成案卷级和文件级目录的著录。

（十）利用档案管理软件系统著录并打印卷内文件目录和备考表。

 

第五章 归档要求

 

第十七条 声像档案归档要求

（一）按照国家档案局（第8号令）《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》要求，单位、部门或个人在各种重大公务活动中拍摄和录制的具有保存价值的声像档案，均应及时向档案馆移交，任何部门或个人不得以任何借口据为己有。

（二）声像档案的收集、征集和移交应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T 15-95）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）等有关标准的要求。  

（三）声像档案整理前应对归档的材料进行筛选和鉴别，选择声音、图像清晰、完整，体现主题内容、主要人物、场景特色等主要因素的声像材料归档。

（四）归档的声像档案材料应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料无磨损、无划伤，内容完整准确，载体质量优良，不用劣质、残破、性能低下的光盘（照片不能在橱窗展出后再归档）。

（五）归档的数码照片应是原始版，不能进行技术修改。数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封存保管。

（六）传统照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像一致，并附简要的文字说明（包括时间、地点、事由、人物及职务、背景及摄影者）；录音录像转刻成光盘后，归档时须简要说明该盘（片）的内容、讲话人姓名、职务、录制日期、录制人和播放时长等；文字说明应做到简练、字迹工整、表述准确。

（七）反映同一内容的若干照片或数码照片，应选择主要的、最具代表性、质量最好的照片归档。选择的照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点，对无底片的照片应制作翻拍底片，对无照片的底片应制作照片。

（八）反映同一场景的照片或数码照片一般只收集一张，一般事件1至2张，重大事件5—6张。一组关系密切的照片或数码照片应排列在一起。

（九）用数码相机拍摄的重要照片，应发档案馆工作邮箱或刻录成光盘（可擦洗的），由声像档案管理人员进行挑选，待确定内容后，再由摄影部门或摄影者冲洗归档（要求同上）。

（十）数码照片的采集统一使用JPEG、TIFF格式，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M；拍摄的数码照片像数应在300万以上，扫描的数码照片线数应不低于600dpi。

（十一）数码照片按归档年度刻制光盘，光盘保存内容包括存放数码照片的文件夹、数码照片档案目录、光盘说明文件。光盘说明文件应说明本光盘保存的内容、照片数量、密级、制作日期、制作者、光盘类型(CD-R、DVD)等。

（十二）毕业生集体合影应以班级为单位拍摄，如有年级合影也可归档，具体操作见附件。

第十八条 声像档案的归档时间，根据实际情况，采取随时归档和定期归档相结合的方式，一般不应跨年度。

（一）声像档案应在当年12月31日前向档案馆移交归档。

（二）凡在科研课题、基本建设、科学工程项目等活动中同时产生的声像材料，应随项目归档时间一同归档。

（三）各学院毕业生合影照片于当年七月中旬前移交。

（四）学校、各单位和各学院所形成的重大活动照片，可在此活动结束后随时向档案馆移交。

第十九条 声像档案归档时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对，交接双方签字，各持一份备查。

 

第六章 档案的管理

 

第二十条 档案馆对收集的声像档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

（一）参照《高等学校档案实体分类法》结合我校实际进行分类标引，给出检索分类号。

（二）根据声像档案的内容、特点、不同类型的载体，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（三）声像载体类档案档号为：全宗号+年度号+声像载体档案分类号+保管期限号+案卷号，不同载体的保管单位可以是册、盒、盘，也可以是件、张，年度用声像档案形成的自然年度。

 

模式如下：1-20××-SX××-Y- n

 

1 - 20××- SX(11-19) - Y - n

                        

                                  案卷号

                        　　　　　保管期限号

                                  声像类档案二级类目代号

　　  声像类档案一级类目代号

                   年度号

　　　　　　　　  全宗号

                     

（四）将整理完毕的声像档案入库，并按档号顺序排架。

（五）声像档案的保管：

1．声像档案按照不同载体类别分开排列保管，照片册、底片册、光盘等采用竖放保存方式，以防重压；较大尺寸照片不能放入照片册的，应按要求平放于照片柜内，用无酸纸间隔照片，并用铅条加压，以防照片边缘卷曲；磁盘应放在防磁柜中。

2．声像档案入库前要进行必要的检查，对受损的材料，进行必要的技术处理；已经入库的声像档案，任何人不得私自销毁、涂改和剪辑。

3．要定期检查声像档案的保管状态，及时进行必要的修补、复制；需要长期、永久保存的声像载体档案在保管一定时间后，应及时转录和复制；不经常使用的录像带、录音带、光盘每年要重新缠绕、清洗一次；对使用比较频繁和已受损的录音带、录像带，要及时进行技术处理和复制。照片档案如发现有变质、变形等现象应及时采取措施加以补救。

4．声像档案库房应保证恒温、恒湿，保持清洁，注意防火，避免磁场干扰，定期做好库房 “十防”工作，发现问题及时补救。保存照片的库房温度控制在15℃—25℃，相对湿度55%—65%；其它声像档案库房，温度宜18℃—24℃，相对湿度35%—45%；

5．在永久保存的声像档案中，以数字形式存储的声像档案应多重备份，具有珍贵价值和历史意义的数码照片应冲洗照片保存。

第二十一条 声像档案的保管期限按照片、底片的价值划定，保存期限为永久。按照涉密程度标注密级，遵照国家相关保密规定执行。

第二十二条 撤销、合并单位的声像档案应与其他载体档案按要求一起移交档案馆，不得私留、转移或任意销毁。

第二十三条 凡属个人拍摄或录制的能反映学校面貌并具有参考价值的声像载体材料，向校档案馆归档者，一经采用，学校将给予适当奖励。

第二十四条 声像材料制作形成的费用，待材料移交到档案馆并经签字认可后，财务部门方能给予报销。

第二十五条 声像档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 

第七章 档案的开发利用

 

第二十六条 借阅

（一）学校各单位、教职工因工作需要借阅声像档案，应持本单位的证明和个人证件，办理登记手续，方可借阅（借阅本人的声像档案只需出示本人证件）。照片、底片、录音带等档案原件一律不得借出档案馆，需要复制件者，必须经档案馆领导同意，由档案馆技术与信息室负责翻印、翻录。

（二）校外单位借阅声像档案，必须持有单位正式介绍信和个人证件，经档案馆领导同意后，由档案馆负责翻印、翻录，并按成本支付用费。

（三）借阅人员应保持声像档案的完整、整洁、清晰。

第二十七条 档案馆应了解学校党政管理、教学、科研、生产等活动对声像档案的需要，编制方便利用的检索工具和指南。

（一）配备必要的录音、录像、放像设备，编制必要的声像目录、卡片等检索工具，为利用者查找、阅览声像档案创造条件。

（二）配合学校的中心工作，利用声像档案举办校史展、报告会，编制综合性或专题性画册，主动为学校各项工作提供服务。

（三）声像档案在保管和利用过程中，如发现有损毁、倒卖、私带出境等违反法律行为，应按《中华人民共和国档案法》执行。

 

第八章 附则

 

第二十八条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第二十九条 本实施细则自公布之日起施行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件：毕业生合影照片归档须知

 

（一）归档范围：

1、种类应届毕业生集体合影照片；

2、往年未归档的毕业生合影可补充归档。

（二）照片整理要求：

1、毕业生集体合影应以班级为单位拍摄；如有年级合影也可归档；

2、照片规格8寸（20.3cmX15.2cm）彩色照片（人数多加长的除外），图像清晰，照片正上方注明如“宝博体育中国2014届XX学院XX专业XX班毕业生合影”和拍摄时间（时间格式用8位阿拉伯数字，如20140520）；

3、纸质照片和电子版照片各归一份，电子版照片须与纸质照片一致，电子版照片为jpg格式；

 4、纸质照片反面需附上照片文字说明（见模版）。

 

 

毕业照反面文字说明模版

 

拍摄地点：*** 

摄影者：*** 

姓名（从左至右）：第七排：张某某 李某某 王某某„

第六排：刘某某 李某某 赵某某

…… „„„ 

第一排：张某某 李某某 王某某

 

注：领导和教师须标明，如第一排从左至右：张某（学院副书记）、李某（学院院长）、张某（**学工办老师）、王某（**课教师）